Политика в отношении обработки персональных данных
12 мая 2025 г.
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика общества с ограниченной ответственностью «Арктос» в отношении обработки персональных данных (далее - Политика) разработана во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон о персональных данных) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.1.2. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает общество с ограниченной ответственностью «Арктос» (далее - Оператор, ООО «Арктос»).
1.3. Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения настоящей Политики.
1.4. Настоящая Политика определяет принципы, цели, порядок и условия обработки персональных данных работников Оператора и иных субъектов, чьи персональные данные обрабатываются Оператором.
1.5. Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте Оператора.
1.6. Основные понятия, используемые в Политике:
персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
оператор персональных данных (оператор) - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе:
· сбор;
· запись;
· систематизацию;
· накопление;
· хранение;
· уточнение (обновление, изменение);
· извлечение;
· использование;
· передачу (распространение, предоставление, доступ);
· обезличивание;
· блокирование;
· удаление;
· уничтожение;
автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
2. Цели обработки персональных данных
2.1. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
2.2. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.
2.3. Обработка Оператором персональных данных осуществляется в следующих целях:
· осуществление своей деятельности в соответствии с уставом ООО «Арктос», в том числе заключение, исполнение и прекращение гражданско-правовых договоров с контрагентами, арендаторами;
· исполнение трудового законодательства в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ним отношений, в том числе: содействие работникам в трудоустройстве, привлечение и отбор кандидатов на работу у Оператора, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества, ведение кадрового и бухучета, заполнение и передача в уполномоченные органы требуемых форм отчетности, организация постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования;
· получение и обработка информации и/или заявок с целью участия в Акциях, Мероприятиях, проводимых ООО «Арктос»;
· получение и обработка информации с целью предоставления справочной информации о деятельности Оператора и его арендаторов;
· осуществление пропускного режима на территорию Оператора.
2.4. Обработка персональных данных работников может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов.
3. Правовые основания обработки персональных данных
3.1. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Оператор осуществляет обработку персональных данных, в том числе:
· Конституция Российской Федерации;
· Гражданский кодекс Российской Федерации;
· Трудовой кодекс Российской Федерации;
· Налоговый кодекс Российской Федерации;
· Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
· Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
· Федеральный закон от 28.03.1998 №53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
· Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»;
· иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью Оператора.
3.2. Правовым основанием обработки персональных данных также являются:
· устав ООО «Арктос»;
· договоры, заключаемые между Оператором и субъектами персональных данных;
· согласие субъектов персональных данных на обработку их персональных данных.
4. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных
4.1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки, предусмотренным в разд. 2 настоящей Политики. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
4.2. Оператор может обрабатывать персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:
4.2.1. Кандидаты для приема на работу к Оператору - для целей исполнения трудового законодательства в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ним отношений:
· фамилия, имя, отчество;
· пол;
· сведения о гражданстве;
· дата и место рождения;
· контактные данные;
· сведения об образовании;
· профессия, квалификация, должность;
· сведения о трудовой деятельности;
· семейное положение, состав семьи;
· паспортные данные;
· адрес, телефон;
· сведения о воинском учете;
· сведения о наградах, поощрениях, почетных званиях;
· сведения о социальном положении;
· биометрические данные (фотография);
· адрес электронной почты;
· иные персональные данные, сообщаемые кандидатами в резюме и сопроводительных письмах.
4.2.2. Работники и бывшие работники Оператора - для целей исполнения трудового законодательства в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ним отношений:
· фамилия, имя, отчество;
· пол;
· сведения о гражданстве;
· дата и место рождения;
· биометрические данные (фотография);
· антропометрические данные;
· паспортные данные;
· данные военного билета;
· данные водительского удостоверения;
· адрес регистрации по месту жительства;
· адрес фактического проживания;
· контактные данные;
· сведения о социальном положении;
· данные пенсионного, медицинского страхования, ИНН, СНИЛС;
· сведения об образовании, квалификации, профессиональной подготовке и повышении квалификации;
· семейное положение, наличие детей, родственные связи;
· сведения о трудовой деятельности, в том числе наличие поощрений, награждений и (или) дисциплинарных взысканий;
· сведения о трудовом стаже;
· данные о регистрации брака;
· сведения о годности по состоянию здоровья выполнять трудовую функцию;
· сведения о воинском учете;
· сведения об инвалидности;
· сведения об удержании алиментов;
· сведения о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования;
· сведения о доходе с предыдущего места работы;
· реквизиты счета для зачисления заработной платы и иных причитающихся выплат;
· иные персональные данные, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями трудового законодательства.
4.2.3. Члены семьи работников Оператора - для целей исполнения трудового законодательства в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ним отношений:
· фамилия, имя, отчество;
· степень родства;
· год рождения;
· данные свидетельства о рождении детей;
· данные свидетельства о регистрации брака;
· номер телефона;
· иные персональные данные, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями трудового законодательства.
4.2.4. Контрагенты Оператора (физические лица) - для целей осуществления своей деятельности в соответствии с уставом ООО «Арктос»:
· фамилия, имя, отчество;
· дата и место рождения;
· паспортные данные;
· адрес регистрации;
· контактные данные (телефон, e-mail);
· ИНН, СНИЛС;
· реквизиты банковского счета для расчетов;
· информация, автоматически получаемая при доступе к сервису с использованием закладок (cookies) для посетителей сайта;
· иные персональные данные, предоставляемые клиентами и контрагентами (физическими лицами), необходимые для заключения и исполнения договоров.
4.2.5. Представители (работники) арендаторов и контрагентов Оператора (юридических лиц) - для целей осуществления своей деятельности в соответствии с уставом ООО «Арктос», осуществления пропускного режима:
· фамилия, имя, отчество;
· паспортные данные;
· контактные данные (телефон, e-mail);
· сведения о квалификации (уровне знаний, профессиональных навыков и опыте работе);
· биометрические данные (фотография);
· сведения о компании (компания работодателя/ представляемого лица);
· должность;
· салон (идентификация места работы);
· информация, автоматически получаемая при доступе к сервису с использованием закладок (cookies) для посетителей сайта;
· иные персональные данные, предоставляемые представителями (работниками) арендаторов и контрагентов, необходимые для исполнения договоров.
4.2.6. Участники Мероприятий, Акций, проводимых ООО «Арктос»:
· фамилия, имя, отчество;
· паспортные данные;
· сведения о месте положения субъекта;
· контактные данные (телефон, e-mail);
· адрес регистрации;
· реквизиты банковского счета;
· информация, автоматически получаемая при доступе к сервису с использованием закладок (cookies) для посетителей сайта;
· иные персональные данные, предоставляемые участниками мероприятий, акций в соответствии с требованиями законодательства.
4.2.7. Посетители сайта оставляющие свои данные для предоставления информации (обратной связи):
· фамилия, имя;
· контактные данные (телефон, e-mail);
· информация, автоматически получаемая при доступе к сервису с использованием закладок (cookies) для посетителей сайта.
4.3. Обработка Оператором биометрических персональных данных (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность) осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.4. Оператором не осуществляется обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
5. Порядок и условия обработки персональных данных
5.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
5.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
5.3. Оператор осуществляет обработку персональных данных для каждой цели их обработки следующими способами:
неавтоматизированная обработка персональных данных;
автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;
смешанная обработка персональных данных.
5.4. К обработке персональных данных допускаются работники Оператора, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.
5.5. Обработка персональных данных для каждой цели обработки, указанной в п. 2.3 Политики, осуществляется путем:
· получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно от субъектов персональных данных;
· внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Оператора;
· использования иных способов обработки персональных данных.
5.6. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
5.7. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Социальный фонд России и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
5.8. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий.
5.9. Оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требует каждая цель обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором или соглашением.
5.10. Оператор прекращает обработку персональных данных в следующих случаях:
выявлен факт их неправомерной обработки;
достигнута цель их обработки;
истек срок действия или отозвано согласие субъекта персональных данных на обработку указанных данных, когда по Закону о персональных данных обработка этих данных допускается только с согласия.
5.11. При выявлении Оператором, Роскомнадзором или иным заинтересованным лицом факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения) персональных данных (доступа к персональным данным), повлекшей нарушение прав субъектов персональных данных, Оператор:
в течение 24 часов - уведомляет Роскомнадзор о произошедшем инциденте, предполагаемых причинах, повлекших нарушение прав субъектов персональных данных, предполагаемом вреде, нанесенном правам субъектов персональных данных, и принятых мерах по устранению последствий инцидента, а также предоставляет сведения о лице, уполномоченном Оператором на взаимодействие с Роскомнадзором по вопросам, связанным с инцидентом;
в течение 72 часов - уведомляет Роскомнадзор о результатах внутреннего расследования выявленного инцидента и предоставляет сведения о лицах, действия которых стали его причиной (при наличии).
5.12. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет, Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в Законе о персональных данных.
6. Хранение персональных данных
6.1. Персональные данные субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
6.2. Персональные данные, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.
6.3. Персональные данные субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации хранятся на электронных носителях в электронном виде в персональных компьютерах, подключенных к локальной компьютерной сети Оператора. Доступ к электронным базам данных ограничен паролем.
6.4. Доступ к бумажным и электронным носителям Персональных данных получают только те Работники, которым это необходимо для выполнения их должностных обязанностей.
6.6. Хранение персональных данных осуществляется с учетом обеспечения режима их конфиденциальности.
6.7. Персональные данные в ООО «Арктос» хранятся в течение сроков хранения документов в соответствии с законодательством Российской Федерации об архивном деле, уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации либо договором, стороной которого является субъект персональных данных.
7. Условия и порядок прекращения обработки персональных данных
7.1. Документы, содержащие Персональные данные, подлежат хранению и уничтожению в порядке, предусмотренном настоящей Политикой и архивным законодательством Российской Федерации.
7.2. Условия и сроки уничтожения персональных данных Оператором:
достижение цели обработки персональных данных либо утрата необходимости достигать эту цель - в течение 30 дней;
достижение окончания сроков хранения документов, содержащих персональные данные, - в течение 30 дней;
предоставление субъектом персональных данных (его представителем) подтверждения того, что персональные данные получены незаконно или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, - в течение семи рабочих дней;
отзыв субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных, если их сохранение для цели их обработки более не требуется, - в течение 30 дней.
7.3. Уничтожение персональных данных осуществляет комиссия, созданная приказом директора ООО «Арктос».
7.4. Уничтожение Персональных данных осуществляется согласно Приказа Роскомнадзора от 28.10.2022г. № 179 «Об утверждении требований к подтверждению уничтожения персональных данных». Факт уничтожения персональных данных подтверждается документально актом об уничтожении носителей.
7.5. Блокирование персональных данных осуществляется:
- в случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении/направлении запроса Субъекта персональных данных или его представителя либо уполномоченного органа по защите прав Субъектов персональных данных с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки;
- в случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в установленные сроки до их уничтожения.
8. Порядок взаимодействия с субъектами персональных данных
8.1. Любой субъект, персональные данные которого обрабатываются в ООО «Арктос», имеет право доступа к своим персональным данным, в том числе к следующей информации:
· подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;
· правовые основания и цели обработки персональных данных;
· цели и применяемые способы обработки персональных данных;
· наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Оператором или на основании законодательства Российской Федерации;
· перечень обрабатываемых персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту, и источник их получения;
· сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
· порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом;
· наименование лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, в случае если обработка поручена третьему лицу;
· информацию о способах исполнения оператором обязанностей, установленных статьей 18.1. федерального закона 152-ФЗ «О персональных данных».
8.2. ООО «Арктос» предоставляет сведения, указанные в п. 8.1., в течение десяти рабочих дней с момента получения запроса субъекта или его законного представителя в форме, в которой получен соответствующий запрос (если иное не указано в запросе). В ответе на запрос не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных. Срок ответа на запрос может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней в случае направления оператором в адрес субъекта мотивированного уведомления с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемых сведений.
8.3. Запрос субъекта или его представителя должен содержать:
· номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
· сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с ООО «Арктос» (номер договора, дата заключения договора, или иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных ООО «Арктос»;
· подпись субъекта персональных данных или его представителя.
8.4. Субъект вправе повторно обратиться в ООО «Арктос» с запросом сведений, указанных в п. 12.1., не ранее чем через тридцать дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса.
8.5. Субъект вправе требовать уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если обрабатываемые в ООО «Арктос» персональные данные являются не полными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или являются необходимыми для заявленной ООО «Арктос» цели обработки.
8.6. Субъект вправе отозвать свое согласие на обработку персональных данных, если такое было дано. Отзыв согласия направляется субъектом в адрес ООО «Арктос» и должен содержать сведения, указанные в п. 8.3. В случае отзыва субъектом согласия на обработку персональных данных ООО «Арктос» вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта при наличии оснований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
9. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных
9.1. За нарушение требований, установленных законодательством Российской Федерации, Положением об обработке и защите персональных данных и другими локальными актами ООО «Арктос», работники и иные лица, получившие доступ к персональным данным, несут дисциплинарную, административную, гражданской-правовую и уголовную ответственность в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации.